Hibridna srečanja so postala del našega vsakdana v poslovnem okolju. Ta virtualna srečanja omogočajo agilno in produktivno srečanje oseb, ki so dislocirane druga od druge. Aplikacije, kot je Teams, pa so se v zadnjem času precej izboljšale ter se še vedno nadgrajujejo. Izpostavljamo pet zares uporabnih funkcij, za katere mislimo, da vam bodo zagotovo prišle prav že ob vašem naslednjem hibridnem sestanku.
Povežite se prek Apple CarPlay ali Android Auto
Sestanek lahko varno opravite tudi, ko ste na poti v svojem avtomobilu. Nekateri avtomobili imajo v svoj vmesnik vgrajeno aplikacijo Apple CarPlay in/ali Android Auto, ki omogoča zrcaljenje vašega pametnega mobilnega telefona na vašo glavno upravljalno enoto. Ko je vaš telefon povezan, se vam prikažejo aplikacije, ki omogočajo tak način delovanja, ena izmed teh je tudi Teams. Na vaš sestanek se tako lahko varno in enostavno povežete tudi prek glasovnega upravljanja s »Hey Siri« ali »Hey Google join Teams meeting«.
Prenesite sestanek z računalnika na mobilni telefon
Verjetno se vam je že velikokrat pripetilo, da ste med sestankom morali iz pisarne ali se odpraviti na pot in ste tako morali zapustiti sestanek na vašem računalniku ter se ponovno povezati preko aplikacije Teams na mobilnem telefonu. Tega vam ni treba storiti, saj ima Teams funkcijo prenosa sestanka z računalnika na mobilni telefon in obratno. Ko sestanek že poteka in ste se nanj povezali prek računalnika, zaženite aplikacijo Teams na svojem mobilnem telefonu in v zgornji vrstici se vam bo prikazalo obvestilo »Pridruži se«.
Ko se povežete na sestanek v tem načinu, boste svoj mobilni telefon lahko uporabljali za prenos videa v živo ali delili vsebino, ki jo želite predstaviti, najsi bo to slika iz vaše galerije slik ali pa zajem posnetka v tistem trenutku.
Bodite samozavestni pri sklicevanju sestankov
Na sestanku Teams, ki ste ga sklicali vi sami, ste se verjetno že znašli v nerodni situaciji, ko ste hkrati preverjali seznam udeležencev, iskali gumb za snemanje sestanka in poskušali dodeliti pravice za deljenje zaslona drugim udeležencem. Tem zagatam se lahko izognete s funkcijo »možnosti srečanja«, ki vam omogoča, da vse te nastavitve določite na enem mestu, preden se sestanek začne ali medtem ko poteka.
Določite lahko, ali naj vas Teams obvesti ob vsakem prihodu ali odhodu udeležencev v sestanku, ali želite omogočiti mikrofon ali kamero za vse udeležence in ali dovolite možnost klepeta, ko sestanek poteka. Tudi nepredvidljive situacije lahko rešite precej hitro, in sicer, če ima nekdo ponesreči vklopljen mikrofon in moti preostale udeležence, mu ga lahko enostavno izklopite.
Toplo priporočamo, da če sklicujete večje sestanke, spletna srečanja ali webinarje, za vlogo moderatorja določite osebo, ki ni udeležena neposredno v srečanje. S tem osebi dodelite nalogo upravljanja srečanja z vsemi nastavitvami in se tako lahko osredotočite zgolj na svoje delo.
Izboljšajte produktivnost z Microsoft Whiteboard
Zelo uporaben pripomoček za hibridna srečanja je virtualna tabla ali »Whiteboard«, ki je integriran del vsakega spletnega srečanja. Tabla omogoča hitro in enostavno realnočasovno sodelovanje med udeleženci srečanja. Na voljo imate prostoročno risanje, prednastavljene predloge za nove ideje, načrtovanja, retrospektive, strategije, delavnice ali učenja. Lahko uporabljate tudi različne oblike, ki jih narišete sami ali s pomočjo AI, dodajate pa lahko tudi slike in dokumente. Odlična uporabniška izkušnja te aplikacije omogoča sodoben videz in intuitivno uporabo orodji, ki spodbujajo kreativnost in sodelovanje.
Aplikacija Loop bo spremenila vaše delovne navade
Loop components je prvo izmed treh orodij, dobite pa ga v vsakem klepetu programa Teams. Omogoča neke vrste lažje medsebojno sodelovanje preko elementov, kot so kontrolni seznami, oštevilčeni seznami, tako imenovan odstavek oz. prosto besedilo, tabela in seznam opravil.
Sodelujoči lahko v okolju Loop realnočasovno sodelujejo, kot ste tega vajeni iz drugih Microsoftovih aplikaciji. Aplikacija Loop ustvari znotraj pogovornega okna svoje okolje oz. dokument, kjer lahko dodelite naloge, ustvarite seznam ali dokument. V tem dokumentu Loop lahko določite odgovorno osebo, datum izvedbe ali pa ustvarite tabelo, kjer lahko vsak dodaja svoje podatke.
Microsoft obljublja še dve nadgradnji aplikacije Loop, in sicer z Loop pages, ki bodo delovale kot interaktivna stran, kjer uporabniki sodelujejo s pomočjo različnih komponent aplikacije Loop. Tretja nadgradnja bo Loop workspaces, ki je kot nekakšen raziskovalec datotek, ampak za vaš projekt, in združuje vse, kar orodje Loop v celoti ponuja. Zaenkrat je Loop components na voljo zgolj v klepetu, s časom ga boste lahko uporabljali tudi v e-pošti Outlook ali na mobilni aplikaciji. Vsi podatki pa se bodo istočasno sinhronizirali vedno in povsod.
V podjetju Business Solutions smo že organizirali webinarja na temo hibridnih sestankov, nekaj pa jih še prihaja. Vabljeni na njihov ogled, saj razkrivamo, kakšna oprema (Napredni konferenčni sistemi Yealink) je primerna za moderne hibridne sestanke in kaj vse omogoča (Interaktivni zasloni Clevertouch).
Blog
