V zadnjem desetletju je uporaba e-računov na mednarodni ravni občutno narastla. Evropska unija močno spodbuja uporabo e-računov in njihovo širšo uporabo v vseh državah članicah.
V zadnjem desetletju je uporaba eRačunov na mednarodni ravni občutno narastla. Evropska unija močno spodbuja uporabo eRačunov in njihovo širšo uporabo v vseh državah članicah. Evropska komisija je tako leta 2017 sprejela Akcijski načrt za digitalizacijo, ki je določal cilj, da bi do leta 2020 vsaj 50 % javnih naročil v EU potekalo prek eRačunov. To bi prispevalo k zmanjšanju birokracije, povečanju učinkovitosti in zmanjšanju stroškov poslovanja v EU.
V Sloveniji so od leta 2018 vsi subjekti, ki opravljajo javna naročila, kot so javni zavodi, občine in druge javne institucije dolžni prejemati in izdajati eRačune v skladu s predpisi. Leta 2021 pa je Ministrstvo za Finance poslalo v medresorsko obravnavo tudi nov predlog zakona o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov po katerem bi morala tudi podjetja za medsebojno poslovanje obvezno uporabljati elektronske račune, nič več računov v papirni obliki.
Kljub vedno večji razširjenosti in uporabi eRačunov, obstaja še vedno kar nekaj mitov in napačnih predstav o eRačunih, ki so zavajajoči in podjetjem preprečujejo, da bi izkoristili vse prednosti, ki jih eRačuni prinašajo.
Mit #1: eRačuni nimajo velike koristi v računovodstvu
eRačuni oz. eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva – omogočajo avtomatizacijo postopkov za nadaljnjo obdelavo dokumentov. Olajšajo komunikacijo in izmenjavo dokumentov med podjetji in računovodstvi. Tako računovodjem, kot tudi uporabnikom storitev v oblaku omogočajo delo kjer koli in kadar koli, zato lahko delamo in dostopamo do vseh podatkov in dokumentov in imamo takojšnji pregled nad poslovanjem. Ob upoštevanju varnostnih ukrepov je možnost izgube dokumentov majhna.
Enostaven uvoz eDokumentov v oblačno platformo računovodskim servisom omogoči lažje sodelovanje s strankami, ki uporabljajo druge programske rešitve, na primer tudi take, ki so povsem prilagojene njihovi dejavnosti.
Izboljša se optimizacija poslovanja:
- Elektronska izmenjava podatkov odpravi podvajanje dela,
- zmanjšajo se možnosti nastanka dodatnih napak pri ročnih vnosih,
- računovodske storitve so lahko opravljene hitreje, učinkoviteje, bolj natančno in brez tipkarskih napak.
S tem načinom se optimizira delo do te mere, da podjetniki in računovodje sočasno uporabljajo program, kar zniža ceno računovodskih storitev. Stroški pisarniškega materiala so zanemarljivi, več sredstev se lahko nameni posodabljanju računalniške opreme.
Ko potegnemo črto, je denarni prihranek računovodstva v oblaku predvsem na strani stranke, za ponudnike računovodskih storitev pa se to odraža v prihranku časa, večji praktičnosti in produktivnosti dela.
Prihranite čas in stroške. Skenirane dokumente enostavno vložite v oblak in s tem dostava dokumentacije računovodji v papirni obliki več ne bo potrebna. Poročanje poslovodstvu o poslovanju podjetja bo bolj interaktivno, poslovodstvo pa bo lahko sprejemalo hitrejše in boljše odločitve za poslovanje svojega podjetja.
Resnica: eRačuni oz. eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva.
Mit #2: eRačuni so predragi in jih je težko uvesti
eRačuni so tudi vir priložnosti za mala in srednje velika podjetja. Veliko ljudi meni, da je uvedba eRačunov zelo draga. Vendar temu ni tako, še posebej, ker se večina od nas ne zaveda, koliko nas stanejo naši trenutni postopki kreiranja in pošiljanja eRačunov. Težko je oceniti, če upoštevate vse neposredne, posredne in skrite stroške. Številna podjetja mislijo, da so eRačuni draga in zapletena tehnologija za implementacijo.
Z uporabo eRačunov pri pošiljanju in prejemanju, lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov do 80 % z zmanjšanjem števila človeških napak, izkoreninjenjem ročnega vnosa podatkov, pospeševanjem plačilnih ciklov in zagotavljanjem skladnosti; vse to pa hkrati varuje okolje z odpravo staromodne obdelave papirnatih računov.
Ne glede na to, ali vam dobavitelji pošiljajo svoje račune prek e-poštnih priponk PDF in Word datotek ali v papirnati obliki, boste z uporabo eRačunov samodejno dostavili strukturirane podatke s 100-odstotno natančnostjo. Samodejno uvožene eRačune v vaš ERP ali sistem za finance in računovodstvo vam bo omogočilo, da boste od prvega dne dalje poslovali brez papirja in brez dotika. Ne samo, da boste prihranili čas, olajšali boste tudi sledenje prilivov in odlivov denarja.
Obstajajo določeni stroški implementacije in zaračunavanja mesečnih stroškov za eRačune vendar glede na doseženo učinkovitost izdajanje eRačunov zmanjša neto stroške. Prihranjeni čas se lahko uporabi za več dejavnosti z dodano vrednostjo, kot je prodaja ali finančna analiza. Pravzaprav lahko v mnogih primerih, če je na voljo preprosto orodje za poročanje, začnete uporabljati eRačune v nekaj minutah!
Res je, da so bili projekti uvedbe elektronskega fakturiranja včasih zapleteni in dragi, vendar danes ni več tako. Ravno nasprotno: eRačuni postajajo bolj naravni od papirnih računov. Programska oprema za fakturiranje postopoma integrira elektronsko fakturiranje v svoje osnovne funkcije. Prodaja programske opreme za izdajanje računov brez eRačunov je vedno bolj enaka prodaji avtomobila brez servo volana.: nepredstavljivo.
Resnica: Z uporabo eRačunov lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov - do 80 %.
Mit #3: Račun v PDF obliki je eRačun
Ko se omenja eRačun, veliko ljudi domneva, da pošiljanje računov kot priponka v PDF obliki po e-pošti predstavlja eFakturiranje, vendar to ni res. Postavite si vprašanje, kaj je mogoče storiti z računi, ki jih prejmete po e-pošti kot priponko v PDF-ju. Nekatera podjetja dokumente v PDF-ju natisnejo in jih ročno obdelajo, kot da bi jih v papirni obliki prejeli po pošti. Drugi pošljejo PDF dokumente v sisteme za skeniranje, ki ne morejo zagotoviti 100-odstotne natančnosti, čas in trud pa se porabita za ročno pregledovanje optično prebranih slik.
PDF računi, poslani po elektronski pošti, niso pravi elektronski računi. Podatke iz PDF računov morate ročno vnesti oziroma prepisati v poslovno programsko opremo. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno programsko opremo kupca brez človeškega posredovanja.
Celotni postopek preprosto nadomesti poštno storitev z elektronsko dostavo: e-pošto. Seveda e-pošta prihrani dan ali dva pri pošti, strošek žiga in čas, ki je potreben za objavo dokumenta. Lahko celo potrdi prejem računa, tako da ni več izgovorov, da bi se račun izgubil po pošti. Omenjeni postopek je le elektronska dostava starega papirnatega računa, ki ob nekaterih prednosti dostave vašemu podjetju ali vašim strankam pravzaprav ne ponuja veliko. Še vedno morajo razložiti račun, ugotoviti, ali ga je mogoče plačati in nato sprožiti plačilo; proces, ki zahteva čas in je lahko nagnjen k napakam.
Resnica: Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno programsko opremo kupca brez človeškega posredovanja.
Blog
