Uporaba podatkov in funkcionalnosti ERP-sistema na spletu

Pomemben koncept sodobnega spleta oziroma tako imenovanega spleta druge generacije je prav povezljivost storitev oziroma podatkov prek spletnih storitev (angl. web services). V sklopu tega koncepta lahko med drugim dostopamo do podatkov in funkcionalnosti ERP sistema ter jih uporabimo pri spletnih rešitvah, kot so spletna mesta, spletni portali in spletne trgovine.

Zakaj je povezava z ERP pomemba

Pri spletni trgovini z več tisoč artikli velikim asortimentom ali z več sto naročili na dan, je ročno upravljanje ažurnosti cenika in zaloge zelo zamudno oziroma nesmiselno izvajati ročno na spletni rešitvi. Pri tem lahko pride do neažurnosti podatkov, saj se sprememb ne uspe dovolj hitro zapisati na splet, do napak lahko prihaja tudi pri ročnem prenašanju podatkov zaradi človeškega faktorja.

Enako velja za veliko količino dnevnih naročil, ko lahko zaradi človeškega faktorja prihaja do napak pri pretipkavanju naročil v ERP sistem – govorimo o ročnem kreiranje prodajnih nalogov.

Dolgoročno je vsekakor bolj donosno vpeljati avtomatizacijo oziroma integracijo, ki nadomesti ročno delo, pohitri procese in poskrbi za konsistentnost storitev.

Človeški viri, ki bi recimo na dan vnašali 500 naročil v prodajne naloge v ERP-sistem, se raje uporabijo za pospeševanje spletne prodaje ali v drugih sektorjih.Prednosti vpeljave povezave spletnih rešitev z ERP sistemom so torej manj napak, bolj ažurni podatki in znižanje stroškov ob razbremenitvi človeških virov.

Kdaj se odločiti za prenovo ali integracijo s sistemom ERP

Kdaj je pravi čas za prenovo spletne rešitve ali vpeljavo integracije? To je odvisno od več dejavnikov. Eden je vsekakor, ko tehnologija spletne rešitve ne omogoča več implementacije novih funkcionalnosti, ki so v trendu v sodobnem spletu. Ali pa v primeru odprtokodnih storitev, ko je rešitev toliko zastarela, da ni več podprta iz strani razvijalca (angl. EOL – End Of Life) in je tako izpostavljena nevarnostim. Drugi dejavnik je zastarel design, ko sistem sam kliče po prenovi. Grafični vmesnik je povozil čas in potrebuje grafično prenovo, saj ne odraža več verodostojnosti oziroma zaupanja vrednosti predstavljenih informacij in storitev.

Razlog za prenovo ali vpeljavo integracije je tudi trenutek, ko se trg toliko poveča oziroma število spletnih naročil tako naraste, da podjetje naročil ne uspe več obdelovati ročno. Ali pa ko se prodajni program toliko poveča, da ga ne uspe več ročno upravljati. Navsezadnje je razlog za prenovo spletišča oziroma spletne aplikacije tudi prenova ostalih informacijskih sistemov.

V primeru prenavljanja sistema ERP je smiselno razmisliti tudi o prenovi spletne rešitve in integracije, saj so tako stroški začetne vzpostavitve nižji, kot bi bili pri kasnejših dodelavah funkcionalnosti za splet, saj se že v fazi analize identificirajo potrebni gradniki, ki jih je potrebno izpostaviti na splet.

Izbira partnerja za prenovo ali integracijo

Pri izbiri partnerja za prenovo spletne rešitve ali integracije svetujemo, da izberete takega, ki ima karseda širok pogled na poslovanje podjetij oziroma poslovne procese, saj tako lahko omogoči, da dosežete visoko integriteto svoje spletne rešitve s poslovanjem. V podjetju Business Solutions, imamo tukaj vsekakor konkurenčno prednost pred ostalimi ponudniki, saj lahko ponudimo tako implementacijo sistema ERP – in ostalih informacijskih sistemov – kot tudi širok nabor ostalih spletnih rešitev oziroma podporo pri vseh korakih spletne transformacije.

Kreativna ekipa podjetja pripravi celostno grafično podobo in design (uporabniška izkušnja – UX, uporabniški vmesnik - UI) za spletno mesto, portal, trgovino. Ekipa strokovnjakov spletnega razvoja pa nato poskrbi za sam razrez (HTML/CSS) in implementacijo spletne rešitve, skupaj z integracijo ali sinhronizacijo z ERP sistemom prek spletnih storitev. Ter poskrbi še za vzdrževanje v naslednjih ciklih življenjske dobe sistema oziroma spletne rešitve. O tehnologiji ter integraciji in sinhronizaciji spletne rešitve več na koncu tega zapisa.

Primer spletne trgovine MDM

Podjetje MDM, ki na področju distribucije ter obdelave nerjavnega jekla in aluminija deluje že 45 let, je ugledni partner podjetij iz kovinske, prehrambne, procesne, avtomobilske, kemične in farmacevtske industrije. Dolga tradicija ohranjanja prožnosti, kakovosti ter visoke strokovnosti storitev je prežeta z neštetimi referencami, pridobljenimi v partnerstvih s podjetji iz Slovenije in tujine.

Pripravili smo jim celotno spletno transformacijo. V začetni fazi je bila opravljena analiza, kjer so bili kot ključnega pomena izpostavljeni visoka ažurnost zalog, visoka ažurnost cenika, ki omogoča specificiranje posebne cene za specifičnega kupca, takojšnja rezervacija zaloge in kreiranje prodajnega naloga ob oddanem naročilu, privlačen design v skladu z sodobnimi smernicami spleta in visoka odzivnost pri pregledu kataloga s filtriranjem.

V skladu z naštetimi zahtevami je oblikovalska ekipa pripravila UX/UI design, ki je po potrditvi sprožil naslednji korak razreza (HTML/CSS) ter povezave s CMS sistemom Umbraco. Nato je nastopila faza implementacije najpomembnejšega dela - sinhronizacija oziroma integracija z ERP sistemom Microsoft Dynamics NAV.

V okviru implementacija se je posodobljene artikle na določeno časovno periodo sinhroniziralo iz ERP sistema v spletno trgovino skupaj z atributi, teksti in slikami, prek SOAP spletnih storitev. Katalog izdelkov je bil tako v celoti dostopen neposredno iz spletne trgovine in tudi zato omogočena optimalna hitrost brskanja kataloga s filtri.

Zaradi potrebe po visoki ažurnosti cenika in zalog je bila uporabljena direktna integracija

Čim uporabnik oziroma odjemalec odda zahtevek na strežnik za pregled seznama artiklov določene kategorije, se v zaledju pripravi klic spletne storitve na ERP sistem, s seznamom artiklov, ki jih zahteva odjemalec in referenco na kupca oziroma uporabnika. ERP sistem predela zahtevo in vrne ceno za kombinacijo kupec/artikel za celoten seznam zahtevanih artiklov. Ti pridobljeni podatki se nato še prikažejo na strani uporabnika oziroma neposredno na zaslonski maski uporabnika (frontend).

Za implementacijo prikaza zalog se je uporabil isti pristop kot opisano zgoraj. ERP sistem torej ob vsakem zahtevku vrne točno zalogo za posamezen artikel. Dodatno preverjanje razpoložljivosti zaloge artikla pa se še enkrat preveri v zadnjem koraku košarice in pred oddajo naročila. To smo zagotovili tako, da smo funkcionalnost košarice obesili direktno na ERP sistem. Torej čim se artikel doda v košarico na spletni trgovini, se prek spletnih storitev v ERP sistemu ustvari prodajna ponudba z izdelki, ki so na košarici in seveda istočasno preveri zalogo.

Zadnji korak integracije je proces zaključka nakupa. Košarica je že integrirana s prodajnimi ponudbami ERP sistema, zato je ta korak bil enostaven. Ob akciji zaključka nakupa, ki jo je uporabnik zagnal preko grafičnega vmesnika spletne trgovine, se je v zaledju poklicala funkcija ERP sistema, ki je prodajno ponudbo oziroma košarico transformirala v prodajni nalog.

Na koncu je bil opravljen še obremenitveni test, ki je pokazal, da spletna rešitev dosega željeno prepustnost uporabnikov.

Tehnologija ter integracija in sinhronizacija spletne rešitve

Microsoft Dynamics NAV oziroma Business Central kot ogrodje, na katerem v Business Solutions gradimo rešitve za ERP sisteme, omogoča tako SOAP (angl. Simple Object Access Protocol) kot REST (angl. Representational State Transfer) spletne storitve. Pri tem gre za dva različna pristopa za prenašanje podatkov na spletu med strežnikom in odjemalcem.

REST je nekoliko hitrejši in enostavnejši za implementacijo na samem odjemalcu, medtem ko SOAP omogoča večjo kontrolo in rigidnost na komunikaciji med strežnikom in odjemalcem. Izbira pristopa je običajno odvisna od namena uporabe in zahtev spletne storitve.

Kot zaledno (angl. Backend) tehnologijo za koriščenje spletnih storitev (bodisi SOAP bodisi REST) uporabljamo Microsoftovo ogrodje .NET, ki ponuja odlično in zanesljivo podporo. Nad samim ogrodjem .NET uporabljamo še CMS (angl. Content management System) sistem Umbraco, ki olajša procese navigacije in reprezentacije podatkov, ki jih pridobimo prek spletnih storitev, ter samega urejanja statičnih podatkov in vsebin na spletu.

Povezavo med spletno rešitvijo in ERP sistemom lahko realiziramo tako z direktno integracijo kot sinhronizacijo

V primeru direktne integracije govorimo o neposrednem dostopu do podatkov iz spleta do ERP sistema. Torej čim se pojavi potreba po pridobitvi podatkov oziroma poganjanju funkcionalnosti ERP sistema, se takoj izvede zahtevek na ERP prek spletnih storitev in rezultat se tudi takoj vizualizira na spletu. Ta pristop uporabimo, ko potrebujemo visoko ažurnost podatkov in nimamo zahteve visoke prepustnosti sočasnih uporabnikov na spletu, kar bi lahko potencialno preobremenilo sistem. Tukaj je potrebno tudi upoštevati latenco, ki lahko v primeru velikega števila klicev komunikacije med strežnikom (ERP) in odjemalcem (spletni strežnik), upočasni delovanje. Primer takšne uporabe so tako portali za B2B naročanje ali portali za upravljanje odnosov s strankami – na primer sklepanje članstev.

V primeru sinhronizacije uporabimo spletne storitve, da zahtevane podatke prenašamo v ozadju iz ERP sistema na spletno rešitev, na določeno časovno periodo. Podatki so shranjeni neposredno na spletni rešitvi (off-line) in se jih tudi iz tu nato uporabi in prikazuje na spletni rešitvi. Ta pristop uporabimo, ko ne potrebujemo visoke ažurnosti podatkov - to je primer spletnih opisov artiklov, ki se redko spreminjajo- in ko je zahtevana visoka prepustnost sočasnih spletnih uporabnikov. Primer uporabe tega pristopa je pri spletnih trgovinah.

Velikokrat se pri posameznem projektu uporabi oba pristopa. Funkcionalnosti, ki zahtevajo visoko prepustnost sočasnih uporabnikov se realizira s sinhronizacijo. Funkcionalnosti, ki zahtevajo ažurnost podatkov pa z (direktno) integracijo – neposredno prebiranje podatkov iz ERP sistema, ki je tudi enostavnejše in hitrejše za implementacijo.

Oglejte si brezplačni WEBINAR

Na spodnji povezavi si lahko ogledate brezplačni webinar z naslovom »Uporaba podatkov in funkcionalnosti ERP-sistema na spletu« Na webinarju je Dean Podgornik, vodja ekipe za spletne aplikacije, predstavil praktični vidik, kako je lahko spletna trgovina uspešno in enostavno povezljiva s sistemom ERP – Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Ogled webinarja